Подготовительные работы по проведению нашего мероприятия выходят на финишную прямую. Через несколько дней мы с Вами встретимся в прекрасном, небольшом, но уютном зале Центра культуры и искусств КНЕУ им. В. Гетьмана. Мы делаем все возможное для того, чтобы праздник состоялся, чтобы все дети выступили и получили призы, и чтобы наш фестиваль запомнился Вам и выделялся среди множества других. Именно поэтому, мы довольно часто общаемся с Вами по электронной почте и по телефону, стараемся учесть все детали.
Это, возможно, заключительное письмо с памяткой для руководителей коллективов. Обязательно нужно придерживаться пунктов, указанных ниже для того, чтобы все участники находились в  максимально одинаковых условиях и мероприятие прошло согласно регламенту. 
Мы понимаем, как тяжело творческим людям заниматься организационным вопросами по поездке коллектива на мероприятие, сколько работы и забот предстоит Вам в ближайшие дни. Поэтому, рекомендуем Вам заранее решить часть вопросов и проинструктировать всех, кто едет на мероприятие.
При составлении данной памятки мы руководствовались своим огромным опытом проведения мероприятий, опытом других организаторов, в том числе и зарубежных.

Пожалуйста, рассчитайте время своего прибытия на место заблаговременно. Изменение в программе возможно исключительно в случае, если коллектив не приехал на мероприятие.
Общие требования и условия участия в фестивале "Киев Арт Фест 2014"

•    Каждый руководитель коллектива обязан внимательно изучить Положение о проведении фестиваля, ознакомиться с регламентом, программой и техническими условиями, правилами подачи фонограмм.
•    Каждый руководитель по прибытии на место проведения (не ранее 7.30 утра!) следует в предоставленную гримерку (с коллективом), затем, один, проходит на регистрацию (перед входом в концертный зал с левой стороны). Руководителям, чьи коллективы участвуют во втором отделении нужно прибыть к 14.00. Регистрация подразумевает не регистрацию на мероприятие (она уже состоялась по эл.почте), а фактическое подтверждение прибытия,  получение папки руководителя, контрольных браслетов участников, уточнение каких-либо оргвопросов.
•    После регистрации руководитель должен проследовать к звукооператору для проверки фонограмм. Звукооператор находится вверху зрительного зала.
•    Коллектив, который вовремя не прибыл на место проведения, не сдал фонограмму звукорежиссёру, может быть снят с конкурсной программы без дополнительного уведомления.
•    Каждый руководитель коллектива должен внимательно следить за программой проведения фестиваля и информировать всех участников своего коллектива (вместе с сопровождающими родителями).
•    Все оргвопросы по мероприятию решаются в рабочем порядке только между заявленным РУКОВОДИТЕЛЕМ и организаторами. Предупредите, пожалуйста родителей и сопровождающих своего коллектива об этом.
•    Организатор оставляет за собой право изменять длительность и порядок проведения мероприятия, объединять номинации, категории и стили. Об этом организатор объявляет дополнительно на месте всеми доступными способами.
•    Вход участников за кулисы не ранее, чем за один номер до выступления. Участники готовятся в холле перед входом в концертный зал с левой стороны, администратор запускает участников на сцену, согласно оглашенному регламенту.
•    Вход в зрительный зал для ЗРИТЕЛЕЙ с правой стороны. Для УЧАСТНИКОВ – с левой стороны.
•    Вход для родителей и сопровождающих на мероприятие платный (предупредите родителей об этом!), билеты будут продаваться в холе возле регистрации или в другом месте, это уточняется на месте.
•    В зале есть специально обозначенные места для жюри и рабочей группы, которые занимать категорически запрещается! Также запрещается сидеть на ступеньках в проходах между рядами. 
•    Вход в зрительный зал будет открыт не ранее, чем за 20 минут до начала мероприятия.
•    В зрительный зал допускаются в первую очередь зрители, а потом уже участники, при НАЛИЧИИ свободных мест в зале!
•    Убедительная просьба, предупредите детей своего коллектива, если они будут допущены в зрительный зал, чтобы они не скапливались перед сценой и не загромождали обзор для зрителей.
•    На награждение на сцену не следует выходить всему коллективу, это значительно затрудняет выход и уход участников со сцены, проведение церемонии награждения, а также растягивает тайминг проведения мероприятия. Поэтому, определите 3 человека из Вашей группы, которые в костюмах выйдут на награждение на сцену. Полностью формейшины, продакшины и т.д. на сцену ДОПУСКАТЬСЯ НЕ БУДУТ!
•    На мероприятии будет работать аккредитованная команда профессиональных фотографов. Вы сможете заказать заранее на месте фотосъемку своих конкурсантов. Также, в холле будет отведено место с брендволлом для проведения фотосессий участников с членами жюри, гостями и т.д. 
•    Коллектив может быть отстранён от участия в фестивале на любом его этапе за некорректное поведение (действия или высказывания участников, руководителей, родителей, сопровождающих, оскорбляющие других участников конкурса, членов оргкомитета), действия, мешающие проведению конкурса, а также за любые формы общения с членами жюри во время конкурсной программы.    
•    Запрещается в гримёрках, на сцене и в других помещениях зала использование открытого огня и электроприборов во избежание коротких замыканий и возникновения пожара! Руководители коллективов несут за это персональную ответственность!    
•    Уважаемые руководители! Организаторы фестиваля занимаются организацией мероприятия, но не предоставлением зала ожидания. Поэтому, заранее побеспокойтесь о досуге и питании Ваших воспитанников. Закажите экскурсии, трансферт, питание. Рекомендуем Вам связаться с нашими партнерами, которые профессионально занимаются данным сектором и они предложат Вам наиболее удобный вариант. Контакты есть на сайте мероприятия в разделе «Поселение, трансферт, питание».
•    За жизнь и здоровье участников фестиваля ответственность несут руководители коллективов и сопровождающие лица. Всем танцорам, участникам оригинального жанра рекомендуется иметь медицинскую страховку. 
•    Администрация ЦКиИ КНЭУ и организаторы фестиваля не несут ответственность за утерянные участниками фестиваля и зрителями  вещи, технику и прочие материальные ценности. Все вопросы, не описанные в Положении о проведении фестиваля, решаются оргкомитетом индивидуально в рабочем порядке.
•    Какая-либо реклама и информационная деятельность на Фестивале без предварительного согласования с организаторами запрещена!
•    Внимание. По окончании 1-го отделения и выступления вокалистов состоятся соответственно 2 встречи руководителей с представителями жюри фестиваля. На данные встречи будут допущены только руководители коллективов согласно своим контрольным браслетам. 

Скачать можно здесь

Надеемся на Ваше понимание и содействие.

С уважением, оргкомитет.